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Customer Relationship Management (CRM), Freshworks, Customer Experience (CX) & CX Management (CEM), Datenmanagement

Darum braucht der Weihnachtsmann ein CRM-Tool

cmm360 - 21. Dezember 2022

Willkommen im 21. Jahrhundert. Das Leben und der Lebensstil verändern sich. Es ist nicht mehr so wie damals als Kind, die Träume und Wünsche jedoch sind unverändert geblieben. Die Freude an Weihnachten ist altersübergreifend und bedarf eigentlich keiner Erklärung. Und wer mit der Geschichte vom Weihnachtsmann aufgewachsen ist, freute sich auf die Geschenke, die der Weihnachtsmann bringen wird.

Ein Kind zu sein und seine Wunschliste zu schreiben ist leicht. Für den Weihnachtsmann und für Unternehmen ist es allerdings eine Herausforderung, die Verteilung der Weihnachtswünsche zu koordinieren. Ordnung und Struktur in den eigenen Handel zu bringen kann schwierig sein, jedoch gibt es Mittel und Wege das zu erreichen. CRM-Tools helfen dabei, Ordnung und einen besseren Kundenservice zu gewährleisten

Die Probleme des Weihnachtsmanns

Das Leben des Weihnachtsmanns ist nicht einfach. Er muss sich um alles kümmern - eine Liste aller Kinder erstellen, alle Wünsche kennen, die Geschenke besorgen, sie einpacken und an Weihnachten unter den Baum legen. Eine Menge Arbeit für einen alten Mann

Der Weihnachtsmann versank Jahr für Jahr in einem großen Berg des Chaos´. Er setzte damit nicht nur seine eigene Gesundheit aufs Spiel, sondern auch die pünktliche Lieferung an die Kinder. Dabei bräuchte er nur mehr Ordnung im Chaos. Etwas, womit er die Unmenge von Anfragen mit Präzision bearbeiten konnte – ein leistungsstarkes CRM-Tool.

Als der Weihnachtsmann ein CRM-Tool bekam

Der Weihnachtsmann hat Schritt für Schritt den Prozess um die Weihnachtszeit analysiert und mit einem CRM-Tools vereinfacht:

Schritt 1: Der Weihnachtsmann wird digital. Er bekommt eine schicke Website mit einem Webformular

Wir leben im 21. Jahrhundert und niemand schreibt mehr Briefe, schon gar nicht Kinder. Der Weihnachtsmann hat das ganze Briefeschreiben abgeschafft und eine Website mit einem Webformular für Weihnachten eingerichtet. So konnten die Kinder ganz einfach mit dem Weihnachtsmann Kontakt aufnehmen und ihm ihre Wünsche mitteilen. Außerdem passt er das CRM-System so an seine Arbeitsweise an, dass aus Kindern Leads und ihr Wünsche zu Deals wurden.

Schritt 2: Der Weihnachtsmann automatisiert die Danksagungen

In der Vergangenheit musste der Weihnachtsmann jedem Kind, das ihm einen Brief schickte, mühsam eine Danksagung schreiben. Mit dem neuen CRM-Tool kann er sich diese mühsame Aufgabe sparen! Er richtete einen Workflow ein, der das Versenden von E-Mails an Kinder automatisierte, sobald diese ein Formular einreichen. Auf diese Weise erhält jedes Kind, das einen Wunsch einreicht, einen personalisierten Gruß und eine Bestätigung in seinem Posteingang. Eine Win-Win-Situation für alle!

Schritt 3: Der Weihnachtsmann kümmert sich persönlich um die Wünsche der Kinder

Für den Weihnachtsmann war es zu viel, jedes Kind mit seinem Namen zu erfassen. Er brauchte eine Möglichkeit, jedes einzelne Kind und jeden einzelnen Wunsch zu erfassen. Durch sein neues CRM-Tool geht das jetzt automatisch. Jedes Mal, wenn ein Kind ein Formular einreicht, wird der Name des Kindes, die Telefonnummer der Eltern und der Wunsch automatisch in dem Tool angelegt. So ist es für den Weihnachtsmann ein Leichtes, den Datensatz eines jeden Kindes aufzurufen und sich darum zu kümmern, ohne dass es zu dem üblichen Chaos kommt.

Schritt 4: Der Weihnachtsmann sortiert die Kinder mit Leichtigkeit

Die Kinder nach Alter sortieren. Das ist eine mühsame, aber notwendige Aufgabe. Denn Kinder in verschiedenen Altersklassen finden unterschiedliche Sachen schön. Der Weihnachtsmann muss die Kinder also sortieren, und zwar nach ihrer Stadt, ihrem Wohnort und eben auch ihrem Alter. Damit er immer genau weiß um welches Kind es sich handelt, wenn er ihre Wünsche bearbeitet. 

Schritt 5: Der Weihnachtsmann koordiniert seine Leads

Der Weihnachstmann nutzte sein neues CRM-Tool nun um sich mit den Eltern abzustimmen und sicherzustellen, dass alle eingereichten Daten korrekt waren. Sobald dies geschehen, ist, wandelt er die Leads in Kontakte um. Zusammen mit dieser Umwandlung wird das Geschenk, das sich jedes Kind wünscht, in eine Wunschliste aufgenommen.

Schritt 6: Der Weihnachtsmann automatisiert die Geschenkbestellung

Im Zeitalter des Online-Shoppings sind handgefertigte Geschenke auch für den Weihnachtsmann passè. Er beschafft Geschenke und schickt sie weiter an die Kinder. Doch bei Tausenden von Kindern ist es immer noch eine gewaltige Aufgabe, jedes Geschenk einzeln zu besorgen. Deshalb kümmert er sich erst um die Kinder, dann um die Bestellungen der Genschenke. Doch wie konnte sich der Weihnachtsmann die ganzen Wünsche merken? Ganz einfach. Er erstellte einen intelligenten Workflow in seinem CRM-Tool, der eine E-Mail auslöst, sobald ein Kind zum Empfänger wird. Der Weihnachtsmann erhielt eine E-Mail über die Wunschlisten sowie eine Aufgabenbenachrichtigung, so dass es für ihn sehr einfach war, das Geschenk beim richtigen Anbieter zu bestellen.

Schritt 7: Der Weihnachtsmann vereinfacht den Versand von Geschenken

Der Weihnachtsmann hat es geschafft das Chaos bei sich am Nordpol zu beseitigen. Die Kinderwünsche wurden ordnungsgemäß katalogisiert, organisiert und die Produkte bestellt. Als der letzte Schritt abgeschlossen war, verschob der Weihnachtsmann den Wunschzettel einfach in den Ordner mit abgeschlossenen Deals. Daraufhin wird automatisch eine E-Mail verschickt, die die genaue Bestellung mit Adresse und allen zusätzlichen Informationen für Jedermann einsichtig macht. Daraufhin kann der Weihnachtsmann an Weihnachten alle Geschenke verteilen und weiß immer ganz genau, wo er welches Geschenk hinbringen muss.

Und das ist die ganze Geschichte, wie der Weihnachtsmann CRM nutzte, um Weihnachten für sich und die Kinder zu einem entspannten und erfolgreichen Fest werden zu lassen. Wie auch der Weihnachtsmann können Onlinehändler ihre Abläufe mit einem CRM-Tool optimieren. Das vereinfacht nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern bietet auch den Kunden eine angenehmere Customer-Experience.


Freshworks Inc.
(NASDAQ: FRSH) stellt Unternehmenssoftware her, die Menschen gerne nutzen. Unsere Produkte wurden speziell für IT-, Kundensupport-, Vertriebs- und Marketing-Teams entwickelt und unterstützen die Menschen, die das Geschäft vorantreiben. Freshworks lässt sich schnell einführen, ist preislich erschwinglich, macht Spaß und ist dennoch leistungsfähig genug, um die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen. Freshworks hat seinen Hauptsitz in San Mateo, Kalifornien, und ist weltweit für mehr als 56.000 Kunden tätig, darunter Bridgestone, Chargebee, DeliveryHero, ITV, Klarna, Multichoice, OfficeMax, TaylorMade und Vice Media.

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