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Management, Homeoffice

Effiziente Kommunikation im Homeoffice: 5 Tipps wie das gelingt

cmm360 - 1. Mai 2020

Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich, von zu Hause aus arbeiten zu können. Doch einige Punkte sollten Mitarbeiter dabei beachten: Im Homeoffice muss die Kommunikation funktionieren, damit weder die Qualität der Arbeit noch das Standing im Unternehmen leiden. Der spezialisierte Personaldienstleister Robert Half hat Tipps zusammengestellt, wie das vermieden werden kann.

Ob Mitarbeiter ihre Anfahrtszeit zum Office reduzieren wollen, sie Ruhe für wichtige Aufgaben brauchen oder mehr Zeit mit der Familie verbringen möchten: Home-Office ist aus den verschiedensten Gründen beliebt. Dieses Arbeitsmodell birgt aber auch einige Risiken für die Kommunikation mit Chef und Kollegen, die den Enthusiasmus für das Arbeiten von zu Hause dämpfen kann. Folgende drei Gründe spielen dabei häufig eine Rolle:

  • Spontaner Austausch wird schwieriger.
  • Kurz über den Tisch rufen oder im Büro nebenan anklopfen fällt weg. Mehr Absprachen werden notwendig.
  • Im Homeoffice bekommt nicht jeder aktuelle Informationen automatisch mit.

Somit droht bei schlechter Kommunikation, dass Projekte nicht perfekt erledigt werden können oder Aufgaben sogar doppelt gemacht werden. Ausserdem können Mitarbeiter leichter in Vergessenheit geraten. Um dies zu vermeiden sollte sich jeder, der im Homeoffice arbeitet, regelmässig bei anderen ins Gedächtnis rufen, etwa mit einem erfolgreich abgeschossenen Projekt.

Für eine effizientere Kommunikation: 5 einfache, aber äusserst wirksame Homeoffice-Tipp

1. Rufen Sie an, statt eine E-Mail zu schreiben

Geschriebene Sprache ist nicht jedermanns Sache und stiftet manchmal Verwirrung, anstatt Klarheit zu schaffen. Oft ist der Griff zum Telefon eine bessere Idee. Wenn Sie sich im Homeoffice schon beim Formulieren der E-Mail schwertun, sollten Sie anrufen. Auch bei kritischen Themen ist ein persönliches Gespräch meist zielführender.

2. Sammeln Sie Anfragen

Tipp 1 gilt – mit einer Einschränkung: Übertreiben Sie es mit Ihren Anrufen nicht! Keiner kann effizient arbeiten, wenn alle fünf Minuten das Telefon klingelt. Sammeln Sie im Homeoffice lieber ein paar Informationen, die Sie austauschen oder abfragen möchten, und bündeln Sie diese in einem Anruf. Das gleiche gilt natürlich auch für E-Mails.

3. Halten Sie Ihren Chef auf dem Laufenden

Wenn Sie aus dem täglichen Blickfeld Ihres Chefs geraten, kann schnell zweierlei passieren: Ihr Chef ist nicht auf dem aktuellen Stand, was den Fortschritt Ihrer Projekte betrifft. Und er sieht nicht, wie viel Sie leisten. Es droht also die Gefahr, bei der nächsten Beförderungs- oder Gehaltsrunde übergangen zu werden. Beides können Sie dadurch unterbinden, indem Sie ihm regelmässige Updates zukommen lassen. Vereinbaren Sie eine feste Zeit, etwa ein Mal pro Woche, um von Ihren Erfolgen im Home-Office zu berichten. Dokumentieren Sie ausserdem Ihre Erfolge für das nächste Mitarbeitergespräch.

4, Informieren Sie Kollegen, wann Sie in Ruhe arbeiten möchten

Kalkulationen oder knifflige Programmieraufgaben erfordern längere Phasen konzentrierten Arbeitens – auch im Homeoffice. Versuchen Ihr Chef oder Ihre Kollegen, Sie in dieser Zeit vergeblich zu erreichen, wirkt das schnell, als ob Sie sich um andere Dinge als die Arbeit kümmern. Eine wichtige Grundregel: Planen Sie Konzentrationsphasen ein und geben Sie im Büro Bescheid. Für dringende Anfragen sollten Sie dennoch erreichbar sein.

Für gute Kommunikation sind Sie im Homeoffice natürlich nicht allein verantwortlich. Holen Sie Ihre Kollegen mit ins Boot. Legen Sie am besten gemeinsam fest, über welche Entwicklungen der jeweils andere auf dem Laufen gehalten werden muss. Es schadet nicht, das schriftlich festzuhalten. Je mehr Energie Sie in die Planung stecken, umso reibungsloser wird es im Homeoffice laufen.

5. Plaudern Sie auch mal kurz mit den Kollegen

Sie müssen auch im Homeoffice kein Einzelkämpfer sein, weder auf beruflicher noch auf persönlicher Ebene. Die Arbeit macht schliesslich doppelt so viel Spass, wenn die Harmonie und Dynamik im Team passen. Im Homeoffice müssen Sie hier die Initiative ergreifen und sich regelmässig ein paar Minuten Zeit für den Smalltalk nehmen.

Diese Tipps sollten Führungskräfte im Homeoffice beachten

Auch Führungskräfte stehen bei der Arbeit aus dem Homeoffice vor neuen Herausforderungen, besonders was die Teamführung angeht. Die folgenden fünf Tipps helfen dabei, Teams auch remote zusammenzuschweissen.

1. Kommunikation als Top-Priorität

Bieten Sie die Möglichkeit eines konstanten Austausches. Stellen Sie sicher, dass benötigte Arbeitsmittel zur Verfügung stehen und dass jeder Mitarbeiter mit den notwendigen Technologien vertraut ist.

2. Klare Regeln und Strukturen definieren

In virtuellen Teams fehlt die Möglichkeit, Dinge auf Zuruf zu klären. Deshalb ist es entscheidend, dass jedem alle wichtigen Informationen über eine gemeinsame Plattform wie SharePoint zur Verfügung stehen. Zusätzlich sind regelmässige Online-Meetings essenziell.

3. Kontakt ja, aber keine Kontrolle

Regelmässige virtuelle Team-Meetings mit gegenseitigem Austausch schafft Struktur und Vertrauen. Damit schaffen Sie es, alle Teammitglieder einzubinden und über ihre Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben, ohne ein Gefühl von Kontrolle zu erzeugen.

4. Regelmässigen Sichtkontakt einplanen

Wer ein Remote-Team erfolgreich führen will, muss den Teamspirit im virtuellen Raum hegen und pflegen. Videokonferenzen sind dafür ein gutes Mittel.

5. Work-Life-Balance etablieren und respektieren

Hochmotivierte Mitarbeiter können im Homeoffice zu echten Workaholics mutieren. Schaffen Sie deshalb in Ihrem Team ein Bewusstsein für die richtige Work-Life-Balance – und gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Über Robert Half

Robert Half ist der weltweit erste und heute grösste spezialisierte Personaldienstleister für Fach- und Führungskräfte in den Bereichen

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Banken und Finanzdienstleistungen
  • IT
  • sowie im Kaufmännischen Bereich.

Dabei geht es uns um mehr, als nur Unternehmen und Mitarbeiter zusammenzubringen: Wir möchten aktiv zur Entwicklung unserer Kundenunternehmen und Kandidaten beitragen und fühlen uns ethischen Werten verpflichtet.

Durch unsere fachliche Spezialisierung auf ausgewählte Branchen können wir Ihnen einen individuellen, massgeschneiderten Service bieten und Ihre Bedürfnisse besser einschätzen.
Das Ziel: Qualifizierte Mitarbeiter für Unternehmen, passend zu Ihrem Budget und zu Ihren Anforderungen finden und schnell und unkompliziert passende Jobs für Bewerber finden, die genau auf die Fähigkeiten, Berufserfahrungen und Wünsche des Suchenden abgestimmt sind.

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