Verträge sind mehr als eine Unterschrift

Docusign ist vielen Unternehmen vor allem als Anbieter elektronischer Signaturen bekannt. Heute sprechen Sie von «Intelligent Agreement Management». Was steckt hinter diesem Wandel und was bedeutet er für Unternehmen ganz konkret?

Kai Stübane: Die Signatur ist nur ein Moment im gesamten Vertragsprozess. Mit Intelligent Agreement Management (IAM) betrachtet Docusign den kompletten Lebenszyklus einer Vereinbarung, von der Erstellung und Verhandlung über die Signatur bis hin zur Verwaltung, Analyse und Verlängerung. Konkret bedeutet das: Vertragsdaten werden strukturiert und direkt in die Prozesse von Vertrieb, Einkauf, HR oder Legal eingebunden. Unternehmen können Verträge zentral erstellen, prüfen, freigeben und verwalten, statt Informationen über E-Mails, Excel-Tabellen und unterschiedliche Systeme hinweg zusammenzusuchen.

Dabei unterstützt KI zum Beispiel, relevante Klauseln und Risiken zu erkennen, Abweichungen von internen Richtlinien sichtbar zu machen oder auf wichtige Fristen hinzuweisen. Die finale Entscheidung bleibt selbstverständlich beim Menschen. Es geht also nicht nur darum, schneller zu unterschreiben, sondern Verträge als strategische Unternehmensdaten zu nutzen, Abläufe zu vereinfachen, Risiken zu reduzieren und Teams im Alltag zu entlasten.

Sie verantworten das DACH-Geschäft von Docusign. Wo stehen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz heute beim Einsatz von KI rund um Verträge und Vereinbarungen und wo sehen Sie noch deutlichen Nachholbedarf?

Im deutschsprachigen Raum stehen viele Unternehmen bei der Nutzung von KI im Vertragsmanagement noch am Anfang. Aber es gibt bereits konkrete Anwendungsfelder, beispielsweise die Vertragsprüfung, die Erkennung von Risiken und die strukturierte Auswertung von Vertragsdaten. Diese Entwicklung zeigt sich auch in unserem eigenen Geschäft: Intelligent Agreement Management ist das am schnellsten wachsende Produkt in der Geschichte von Docusign. In der DACH-Region betreuen wir inzwischen mehr als 15’000 Kunden.

Wie wichtig modernes Vertragsmanagement für den Unternehmenserfolg sein kann, zeigt auch eine gemeinsame Studie von Deloitte und Docusign aus dem Jahr 2026: 77 Prozent der Führungskräfte leistungsstarker Unternehmen führen ihren Erfolg in wichtigen Geschäftsbereichen unter anderem auf modernes Vertragsmanagement, automatisierte Workflows und die Reduzierung manueller Prozesse zurück. Die entscheidende Aufgabe besteht nun darin, aus einzelnen KI-Funktionen verlässliche und durchgängige Prozesse zu entwickeln.

Dafür braucht es strukturierte Vertragsdaten, klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Workflows und ein Governance-Modell, das festlegt, wie KI eingesetzt wird und an welchen Stellen der Mensch die Entscheidung trifft.

Gerade in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind Datenschutz, digitale Souveränität und Compliance wichtige Voraussetzungen für die Akzeptanz. Docusign ist seit zehn Jahren in der DACH-Region präsent und dort mit lokalen Teams sowie einem regionalen Partnernetzwerk vertreten. Diese Nähe ist gerade bei der Einführung neuer KI-gestützter Prozesse wichtig, um technologische Innovation mit lokalen regulatorischen Anforderungen und bestehenden IT-Landschaften zusammenzubringen. Deshalb empfehlen wir, mit einem konkreten Anwendungsfall zu beginnen, schnell praktischen Nutzen zu schaffen und die Lösung anschliessend schrittweise auf weitere Geschäftsprozesse auszuweiten.

Vertragsdaten aus Silos holen

Verträge liegen in vielen Unternehmen in unterschiedlichen Systemen, Abteilungen und Formaten vor. Ist diese Fragmentierung aktuell eines der grössten Hindernisse bei der Automatisierung?

Ja, denn Verträge liegen häufig in unterschiedlichen Abteilungen, Systemen und Formaten verteilt. Informationen werden über E-Mails, Tabellen, Cloud-Speicher oder einzelne Fachanwendungen ausgetauscht. Dadurch fehlt oft der gemeinsame Überblick darüber, welche Version aktuell ist, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und welche Fristen oder Verpflichtungen bestehen. Das Problem ist deshalb nicht nur, dass Daten verteilt liegen. Eine Schwierigkeit sind auch die vielen Abstimmungen zwischen Legal, Vertrieb, Einkauf, HR und anderen Teams. Jede Übergabe kann zu Verzögerungen, Übertragungsfehlern oder Informationsverlust führen.

Ein moderner Ansatz muss daher den gesamten Vertragsprozess berücksichtigen und sich zugleich in die bestehende Systemlandschaft integrieren. Ziel ist nicht, jedes vorhandene System zu ersetzen, sondern Vertragsdaten und Workflows so miteinander zu verknüpfen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Teams ankommen. Bestehende Systeme können dabei weiter genutzt werden. Das ist auch der Grund, warum Docusign seinen Model Context Protocol Server, kurz MCP, für KI-Agenten öffnet. Dadurch werden Vertragsinformationen und kontrollierte Aktionen, die auf der KI-Engine Docusign Iris basieren, direkt in Tools wie Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot oder Slack verfügbar. Teams können Vereinbarungen dadurch direkt dort analysieren, versenden und verfolgen, wo sie bereits arbeiten. Das reduziert den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen und erleichtert die Einbindung von Vertragsprozessen in den Arbeitsalltag.

Ein Vertrag endet nicht mit der Unterschrift. Welche Prozesse danach werden heute aus Ihrer Sicht noch besonders häufig manuell gesteuert, obwohl sie sich bereits automatisieren liessen?

Nach der Unterschrift beginnt die eigentliche operative Arbeit. Viele Unternehmen verwalten Laufzeiten, Verlängerungen, Zahlungsbedingungen, Service-Level oder Compliance-Verpflichtungen noch manuell, oft mit Tabellen, E-Mail-Erinnerungen oder individuellen Ablagen. Dadurch besteht das Risiko, dass Fristen übersehen, Verpflichtungen nicht rechtzeitig erfüllt oder wichtige Vertragsinformationen nicht an die zuständigen Teams weitergegeben werden. Gerade bei vielen Verträgen wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Die Deloitte-Docusign-Studie zeigt, wie relevant dieser Bereich ist: 72 Prozent der Befragten beobachten durch moderne Vertragsmanagement-Prozesse Verbesserungen bei der Vertragsgenauigkeit. Bei Unternehmen, die Risikobewertungen aktiv überwachen, berichten sogar 76 Prozent von entsprechenden Verbesserungen.

Um solche Verbesserungen zu erreichen, kann KI relevante Informationen aus Verträgen strukturiert erfassen, auf anstehende Verlängerungen oder Abweichungen hinweisen und den Anstoss für die nächsten Schritte geben. So können Teams frühzeitig reagieren, anstatt erst dann aktiv zu werden, wenn eine Frist bereits abgelaufen oder ein Problem entstanden ist. Die Entscheidung und Verantwortung bleiben so beim jeweiligen Unternehmen.

Können Sie an einem konkreten Beispiel zeigen, wie aus einer Vertragsinformation tatsächlich eine Aktion entsteht, etwa eine Freigabe, eine Prüfung, eine Erinnerung oder ein Prozess in einem anderen System?

Ein konkretes Beispiel sind Zahlungsfristen. Ein Unternehmen kann seine Verträge automatisch daraufhin prüfen, ob die vereinbarten Zahlungsbedingungen mit den internen Vorgaben übereinstimmen. Wenn die interne Regel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen vorsieht, in einzelnen Verträgen aber 60 Tage vereinbart wurden, kann die KI diese Abweichungen erkennen und übersichtlich zusammenfassen.

Anschliessend prüfen die zuständigen Mitarbeitenden, ob eine Massnahme erforderlich ist, und veranlassen gegebenenfalls eine Anpassung. Die betroffenen Verträge lassen sich dafür gezielt markieren und an die zuständigen Personen weiterleiten. So wird aus einer Information im Vertrag eine konkrete Handlung. Die KI unterstützt bei der Analyse und gibt den Anstoss für den weiteren Prozess; die Entscheidung und Freigabe bleiben bei den verantwortlichen Mitarbeitenden.

Wo Automatisierung ihre Grenzen hat

Damit wird aus KI-gestützter Analyse zunehmend ein System, das selbst Prozesse anstösst. Wo muss ein Unternehmen definieren, wie weit diese Automatisierung gehen darf?

Das sollte jedes Unternehmen abhängig vom jeweiligen Prozess und der Häufigkeit des Prozesses, vom Risiko und von den geltenden rechtlichen Anforderungen festlegen. Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine vollständige Automatisierung.

Unternehmen sollten mit Prozessen anfangen, die häufig vorkommen, klare Regeln haben und bei denen ein Fehler nicht die Existenz gefährdet. So können Routineaufgaben weitgehend automatisiert und Prozessschritte von KI-Agenten übernommen werden. Wie zum Beispiel das Erkennen bestimmter Klauseln, das Prüfen gegen ein freigegebenes Playbook oder das Erinnern an anstehende Fristen. Sobald es um rechtliche Bewertungen, Ausnahmen oder wirtschaftlich weitreichende Entscheidungen geht, sollte ein Mensch eingebunden werden.

Wichtig sind deshalb klare Freigabestufen, transparente Zuständigkeiten und die Möglichkeit, Vorschläge der KI zu prüfen, anzupassen oder abzulehnen. KI sollte Mitarbeitende unterstützen und ihnen Zeit für anspruchsvollere Aufgaben geben. Die Verantwortung darf dabei nicht unklar werden. Die finale Entscheidung bleibt beim Unternehmen und den zuständigen Fachleuten.

Für CIOs und IT-Verantwortliche ist weniger die einzelne KI-Funktion entscheidend als die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Was macht diese Integration in der Praxis besonders anspruchsvoll?

Die Integration erfordert, unterschiedliche Systeme, Datenstrukturen und Verantwortlichkeiten miteinander zu verbinden. Verträge entstehen beispielsweise im Vertrieb, werden von Legal geprüft, im Einkauf verhandelt und anschliessend in weiteren Systemen verwaltet. Damit dieser Prozess durchgängig funktioniert, müssen Vertragsdaten zuverlässig zwischen den Systemen für Vertrieb, Finanzen, Personal, Einkauf und Rechtsabteilung fliessen. Gleichzeitig müssen Unternehmen festlegen, welche Daten wo führend sind, wer auf sie zugreifen darf und wie Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Docusign IAM sollte sich in die bestehende Systemlandschaft einfügen und vorhandene Abläufe sinnvoll ergänzen. Wichtig ist ausserdem, mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall zu beginnen, Zuständigkeiten zu definieren und die Lösung anschliessend schrittweise auf weitere Prozesse auszuweiten.

Verträge enthalten sensible und geschäftskritische Informationen. Wie verändert sich der Anspruch an Governance und Kontrolle, wenn KI diese Daten nicht nur analysiert, sondern daraus auch operative Schritte ableitet?

Je stärker KI in operative Prozesse eingreift, desto wichtiger werden klare Regeln, Transparenz und menschliche Kontrolle. Unternehmen sollten vorab festlegen, welche Daten verarbeitet werden dürfen, welche Aufgaben die KI übernehmen kann und ab welchem Punkt eine Freigabe durch Mitarbeitende erforderlich ist. Bei sensiblen Vertragsdaten gehören dazu auch eine sichere, mandantengetrennte Verarbeitung, klar definierte Zugriffsrechte und nachvollziehbare Protokolle. Unternehmen sollten ausserdem selbst steuern können, ob ihre Vertragsdaten für das Training und die Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden. Docusign nutzt beispielsweise Vertragsdaten für diesen Zweck nur mit Zustimmung des jeweiligen Kunden und ausschliesslich in anonymisierter und aggregierter Form. Anwender müssen erkennen können, wann KI eingesetzt wird, auf welcher Grundlage sie einen Vorschlag macht und wie dieser überprüft werden kann.

Entscheidend ist, KI als Assistenzsystem einzusetzen. Sie kann Vertragsinhalte analysieren, Risiken markieren und nächste Schritte vorschlagen.

Die verantwortlichen Fachleute prüfen diese Ergebnisse, passen sie an oder lehnen sie ab. So bleiben Entscheidungshoheit und Verantwortung beim Unternehmen, während Teams von wiederkehrenden Aufgaben entlastet werden.

Sie sind anlässlich der Docusign Momentum in der Schweiz in Zürich. Welche Besonderheiten sehen Sie im Schweizer Markt, wie etwa bei Datenschutz, Sicherheitsanforderungen oder der Bereitschaft, geschäftskritische Prozesse stärker zu automatisieren?

Der Schweizer Markt ist stark von Vertrauen, Datenschutz und dem Anspruch an digitale Souveränität geprägt. Unternehmen prüfen deshalb sehr genau, wo ihre Daten verarbeitet werden, welche Sicherheitsstandards gelten und wie transparent der Einsatz von KI gestaltet ist.

Hinzu kommt der Druck, Prozesse effizienter zu gestalten und mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Automatisierte Prozesse müssen deshalb nachvollziehbar bleiben und sich in bestehende Anforderungen an Governance und Compliance einfügen.

Dafür braucht es eine sichere Datenverarbeitung, klare Zugriffskontrollen und transparente Regeln für den Einsatz von KI. Docusign nutzt europäische Rechenzentren und bietet mit der EU Data Boundary sowie Binding Corporate Rules (BCRs) klare Rahmenbedingungen für den Umgang mit Daten. Ergänzt wird dies durch etablierte Sicherheitsstandards wie ISO, SOC und BSI C5. Darüber hinaus berücksichtigt Docusign lokale Anforderungen wie ZertES. Für qualifizierte elektronische Signaturen (QES) arbeitet Docusign mit Swisscom Trust Services als Vertrauensdiensteanbieter zusammen. Ebenso wichtig sind lokale Partner, die die Anforderungen Schweizer Unternehmen kennen und bei Integration, Einführung und laufender Betreuung unterstützen.

Vertragsmanagement wird Teil der Geschäftsprozesse

Wenn Sie einige Jahre vorausblicken: Wird das klassische Vertragsmanagement als eigenständige Disziplin überhaupt noch bestehen, oder werden Verträge zunehmend zu einem automatisierten Bestandteil übergreifender Geschäftsprozesse?

Vertragsmanagement wird auch künftig gebraucht. Es wird jedoch stärker mit den zentralen Geschäftsprozessen eines Unternehmens verbunden sein. Verträge sind eng mit Abläufen in Vertrieb, Einkauf, HR und Finance verknüpft und werden zunehmend über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg gesteuert.

Künftig geht es stärker darum, Vertragsdaten verfügbar und nutzbar zu machen, Fristen und Verpflichtungen im Blick zu behalten und daraus konkrete nächste Schritte abzuleiten. KI kann dabei Routineaufgaben übernehmen, Risiken sichtbar machen und Teams bei Entscheidungen unterstützen.

Für Unternehmen bedeutet das: Verträge können zu einer wertvollen Informationsquelle für Geschäftsbeziehungen, Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungen werden. Die menschliche Verantwortung, insbesondere bei rechtlich und wirtschaftlich wichtigen Fragen, bleibt dabei zentral.