Die Digitalisierung erzeugt täglich riesige Datenmengen, von denen bis zu 90 Prozent unstrukturiert und somit ungenutzt bleiben. Dies führt zu ineffizienten Prozessen und verpassten Wettbewerbsvorteilen. Dokumente wie Verträge und Rechnungen enthalten wertvolles Wissen, das oft nicht systematisch ausgewertet wird. Fehlende Analysetools und kulturelle Barrieren verhindern die Nutzung dieser Daten als strategisches Asset. Document Intelligence kann helfen, unstrukturierte Informationen zu erschliessen und Prozesse zu optimieren. Unternehmen müssen jedoch auch ihre Mitarbeitenden schulen, um eine effektive Dokumentensteuerung zu gewährleisten und so Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu steigern.
Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt grundlegend verändert. Täglich entstehen in Unternehmen enorme Mengen an Informationen. Doch laut dem internationalen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC sind bis zu 90 Prozent dieser Daten unstrukturiert. Dadurch sind sie faktisch wertlos für Prozesse, Entscheidungen oder Künstliche Intelligenz. ABBYY erörtert warum Unternehmen 80 Prozent ihres Dokumentenwissens ungenutzt lassen und wie intelligente Analyse neue Potenziale erschließt.
Unerschlossene Informationsquellen hemmen Fortschritt
Verträge, Rechnungen, Berichte, E-Mails oder handschriftliche Notizen enthalten wertvolles Wissen. Trotzdem werden diese Dokumente bislang nur in Einzelfällen systematisch ausgewertet. Gerade einmal rund 20 Prozent der Inhalte fließen tatsächlich in operative Entscheidungen, Automatisierungen oder strategische Projekte ein. Damit gehen nicht nur Effizienzpotenziale verloren, sondern auch wichtige Wettbewerbsvorteile. Denn Unternehmen können dadurch ihre Abläufe nicht optimal steuern und reagieren langsamer auf Marktveränderungen.
Ein zentrales Problem liegt in der Struktur der Daten. Die meisten Dokumente liegen in schwer verwertbaren Formaten wie PDFs, Scans oder Bilddateien vor und sind über verschiedene Systeme verteilt. Diese Fragmentierung behindert eine konsistente Auswertung. Fehlende Analysetools verschärfen das Problem zusätzlich.
Daten als strategischen Wert erkennen
Ein weiterer Stolperstein ist kultureller Natur. Dokumenteninformationen werden oft nicht als strategisches Asset wahrgenommen. Stattdessen bleiben sie auf Verwaltungs- oder Rechtsbereiche beschränkt und spielen in der übergreifenden Datenstrategie kaum eine Rolle. Ohne eine klare Governance fehlen Regeln und Zuständigkeiten für Sicherheit, Nutzung und Verwaltung.
Die Auswirkungen reichen weit über reine Speicherkosten hinaus. Mitarbeitende verlieren täglich wertvolle Zeit, weil sie Dokumente mühsam suchen oder Informationen mehrfach aufbereiten müssen. Das senkt die Produktivität und erhöht das Fehlerrisiko. Auch die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO oder regulatorischer Rahmenwerke wie dem AI Act kann ohne funktionierende Dokumentensteuerung gefährdet sein.
Document Intelligence als Schlüssel zur Innovation
Gerade auf strategischer Ebene entstehen für Unternehmen erhebliche Kosten. Wenn die Datenbasis für Künstliche Intelligenz, prädiktive Analysen oder Digitalisierungsprojekte fehlt, bleiben zentrale Chancen für Fortschritt und Wachstum ungenutzt. Diese fehlende Sichtbarkeit verhindert die schnelle Anpassung an neue Anforderungen.
«Dokument Intelligence muss als Teil der gesamten Datenstrategie verstanden werden, um ihr Potenzial wirklich auszuschöpfen», erklärt Maxime Vermeir, Senior Director of AI Strategy beim Softwareanbieter ABBYY. «Technologien wie intelligente OCR (Optical Character Recognition), Natural Language Processing oder Prozessautomatisierung (RPA, IDP) ermöglichen schon heute, unstrukturierte Informationen zuverlässig und sicher zu erschließen. Damit können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Risiken senken und nachhaltige Wettbewerbsvorteile erreichen.»
Gleichzeitig braucht es mehr als Technik. Mitarbeitende müssen geschult und sensibilisiert werden, um eine agile, skalierbare und inklusive Dokumentensteuerung zu etablieren. Nur so kann dokumentenbasiertes Wissen dauerhaft verfügbar und gewinnbringend genutzt werden.
Weichen für die Zukunft stellen
Schon die konsequente Nutzung von 30 bis 40 Prozent der vorhandenen Dokumente könnte spürbare Fortschritte bei Effizienz, Anpassungsfähigkeit und regulatorischer Sicherheit bringen. Dokument Intelligence entwickelt sich damit zu einem unverzichtbaren Baustein für die innovativen und widerstandsfähigen Unternehmen von morgen. Wer seine Datenreserven systematisch erschließt, stärkt nicht nur die eigene Wettbewerbsposition, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltigen digitalen Erfolg.
Abbyy
ABBYY ist ein international tätiger Softwareanbieter mit Schwerpunkt auf dokumentenbasierter KI. Das Unternehmen entwickelt Lösungen für die automatisierte Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsdokumenten. Die Technologien adressieren zentrale Anforderungen wie Genauigkeit, Skalierbarkeit und nahtlose Integration in bestehende Systeme.
