AI-Technologien – Achtsam und verantwortungsvoll nutzen

Generative AI bietet Unternehmen viele neue Möglichkeiten – von der Automatisierung routinemässiger Aufgaben bis hin zur Schaffung innovativer Lösungen. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt in der achtsamen Nutzung dieser Technologie. Wie können Unternehmen diese also nicht nur verantwortungsvoll und ethisch einsetzen, sondern auch ihre Mitarbeitenden mit auf diese Reise nehmen? Dieser Beitrag beleuchtet praxisnahe Ansätze, um die Chancen von Generative AI voll auszuschöpfen.

Was ist Generative AI?

Generative AI ist eine Art von künstlicher Intelligenz (KI), die darauf abzielt, etwas Neues zu schaffen, wie zum Beispiel Texte, Bilder, Musik oder Videos. Im Gegensatz zu anderen Arten von KI, die darauf ausgelegt sind, vorhandene Informationen zu analysieren oder spezifische Aufgaben zu erledigen, versucht Generative AI, etwas Neues zu erschaffen, basierend auf dem, was sie aus einer grossen Menge von Daten gelernt hat. Sie verwendet Muster und Strukturen in den Daten, um neue Inhalte zu generieren, die denen ähneln, die sie zuvor gesehen hat. Es ist sozusagen eine kreative Maschine, die in der Lage ist, auf eine Art und Weise zu denken und zu erschaffen, wie es zuvor nur Menschen vorbehalten war. Generative AI wird in vielen Bereichen eingesetzt, von der Kunst und Unterhaltung bis hin zu Forschung und Entwicklung.

Wie wird Generative AI in Unternehmen genutzt?

Immer mehr Studien zeigen die hohen Nutzungszahlen von Generative AI im Beruf oder auch im privaten Alltag. Hinzu kommt, dass erste Studien auch untersuchen, wie gewissenhaft die AI-Technologien überhaupt eingesetzt werden und wie das Wissen der Mitarbeitenden im Hinblick auf einen achtsamen und verantwortungsvollen Umgang mit AI-Technologien ist.

Bereits im vergangenen Jahr gaben bei einer Studie von Gartner über 40 Prozent der Befragten an, Technologien ausserhalb des Firmen-IT-Universums erworben oder genutzt zu haben. Kurz darauf doppelte der Research-Service Core nach, Schatten-IT habe um 59 Prozent zugenommen, die Studie verortet den Auslöser bei der Remote-Arbeit.

«Dass sich eine Schatten-IT überhaupt aufbauen kann, ist ein Indikator für einen ungenügenden Zustand der IT in der Firma. Innovationsrückstände, langsame Reaktionen oder unpassende Applikationen – so lässt sich zusammenfassen, warum Mitarbeitende lieber auf eigene Faust KI-Tools nutzen, statt auf die Firma zu warten», so ein Bericht in der Handelszeitung.

Welche Mehrwerte bringen AI Technologien für Unternehmen?

Wenn AI-Technologien achtsam und verantwortungsvoll eingesetzt werden, bringen sie eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, darunter Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und Verbesserung der Kreativität und Innovation.

1. Effizienzsteigerung: Generative AI kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Sie kann beispielsweise verwendet werden, um automatisch Berichte zu generieren, Daten zu analysieren oder Kundendienstanfragen zu beantworten, wodurch die Produktivität gesteigert und Zeit eingespart wird. Ein Beispiel dazu ist der AI-basierte Kundenservice von Unite.
2. Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben kann Generative AI dazu beitragen, Arbeitskosten zu reduzieren. Zum Beispiel kann eine Generative AI, die zur Beantwortung von Kundendienstanfragen eingesetzt wird, die Notwendigkeit menschlicher Kundendienstmitarbeiter reduzieren und damit Kosten einsparen.
3. Verbesserung der Kreativität und Innovation: Generative AI kann dazu verwendet werden, neue und innovative Lösungen für verschiedene Geschäftsprobleme zu entwickeln. Beispielsweise kann sie zur Erstellung von Designvorschlägen verwendet werden, wodurch die Kreativität gefördert und die Entwicklung neuer Produkte beschleunigt wird. Ein Beispiel dazu zeigt die Vorlage für den Generative AI Business Case.

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von Generative AI in der Marketingbranche. Einige Unternehmen nutzen AI-Technologie, um personalisierte Marketinginhalte zu generieren. Diese können auf den individuellen Präferenzen und dem Verhalten der Kunden basieren, wodurch die Effektivität der Marketingkampagnen gesteigert wird. Ein Beispiel dazu findet ihr in diesem Blog-Beitrag über LLM-gestützte Kampagnen.

Wie befähigen Unternehmen ihre Mitarbeitenden zur achtsamen Nutzung von Generative AI?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden zur achtsamen Nutzung von Generative AI zu befähigen, um sowohl innovative Lösungen zu fördern, als auch ethische und rechtliche Risiken zu minimieren.

Damit Mitarbeitenden sowohl ihre Angst vor neuen AI Technologien ablegen und gleichzeitig neben der Euphorie und Begeisterung für die neuen Hype-Themen den achtsamen Einsatz nicht unterschätzen, braucht es Veranstaltungen und Workshop-Formate zur Aufklärung.

In einer der ersten Veranstaltungen sollten unter anderem die folgenden Fragestellungen diskutiert und beantwortet werden:

1. Wie generiert eine Generative AI ihre Antworten? Woher holt die Generative AI ihre Antworten?
2. Was muss im Hinblick auf Datenschutz und die Verwendung von schützenswerten Daten berücksichtigt werden?
3. Welche Use Cases und Anwendungen gibt es für Generative AI-Technologien?
4. Wie kann jeder Mitarbeitende in seinem eigenen (beruflichen) Alltag Generative AI Technologien nutzen?
5. Welche AI-Technologien sind im Unternehmen überhaupt erlaubt und woher bekommen die Mitarbeitenden ihre Accounts? Mehr zu AI Guidelines findet ihr in der Vorlage für AI-Guidelines.
6. Wie kommunizieren Mitarbeitende mit den neuen Generative AI Technologien (Prompts etc.)?
7. Wo bekommen die Mitarbeitenden weitere Unterstützung bei Problemen mit Generative AI-Technologien?

In der Regel ist es jedoch nicht mit einer Informationsveranstaltung getan, sondern es braucht kontinuierliche Schulungen und Programme, die die Mitarbeitenden kontinuierlich begleiten.

Wie stellen Unternehmen eine kontinuierliche Weiterentwicklung im Hinblick auf achtsame AI-Skills sicher?

Informationsveranstaltungen oder Kick-off-Workshops dienen in der Regel lediglich als Auftakt für ein umfassendes Angebot an Weiterbildungs- und Vertiefungsmassnahmen, die darauf abzielen, einen sorgfältigen und verantwortungsvollen Umgang mit KI-Technologien zu gewährleisten. Es existiert kein universelles Workshop-Konzept, das auf jedes Unternehmen anwendbar ist. Vielmehr ist es erforderlich, individuell zugeschnittene Programme zu entwickeln, die sowohl auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch auf die spezifische Unternehmenskultur abgestimmt sind.

Im Folgenden einige Best Practices, die ich bei anderen Unternehmen erfolgreich miterleben durfte.

1. Lunch-Sessions: Ein weitverbreitetes Format stellt die Durchführung regelmässiger Lunch-Sessions dar, in denen die Mitarbeitenden in kurzen Sequenzen zu spezifischen Themen fortgebildet werden. Persönlich habe ich hervorragende Erfahrungen mit diesem Ansatz in der Vermittlung von Kenntnissen über Generative KI gemacht. Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg dieser Veranstaltungen ist jedoch, dass sie von den Mitarbeitenden tatsächlich besucht werden und diese die Möglichkeit erhalten, eigene Fragen zu formulieren. Zudem habe ich positive Erfahrungen gesammelt, wenn während dieser Sitzungen erste Best Practices für die erfolgreiche Anwendung von Generative AI präsentiert wurden. Lunch-Sessions eignen sich jedoch nicht für äusserst diverse Teams. Je grösser die Diskrepanz im Wissensstand der einzelnen Mitarbeitenden ist, desto problematischer gestaltet es sich, alle Teilnehmenden in einer all- gemeinen Sitzung zu erreichen. In solchen Fällen ist es notwendig, entweder separate Sitzungen zu organisieren oder alternative Formate zu nutzen.
2. Teams-Channel: In zahlreichen Unternehmen werden spezielle Teams-Channels eingerichtet, die dem Austausch von Wissen und Fragen bezüglich Generativer AI dienen. Diese Massnahme lässt sich hervorragend als Ergänzung zu anderen aktiven Massnahmen implementieren. Allerdings reicht ein einzelner Teams-Channel in den meisten Unternehmen nicht aus, da die Beteiligung oft zu gering ist, um alle Mitarbeitenden effektiv zu erreichen.
3. Gamification: Die positivsten Erfahrungen konnte ich mit der Implementierung von Gamification-Elementen sammeln. Beispielsweise führte ich wöchentliche Herausforderungen bei einzelnen Kunden von SwissGPT ein. Dabei erhält jeder Mitarbeitende einmal pro Woche eine Aufgabe, die ausschliesslich mit Hilfe von KI-Technologien gelöst werden darf. Nach einem Zeitraum von vier Wochen wird der Mitarbeitende ausgezeichnet, der die qualitativ hochwertigsten Ergebnisse vorweisen konnte. Obwohl diese Methode zunächst vielleicht etwas unkonventionell erscheinen mag, sind die damit gemachten Erfahrungen durchweg positiv.
4. Weekly (Prompt-)Tipps: Ebenso stellt das Versenden von wöchentlichen KI-Tipps an die Mitarbeitenden eine hervorragende Ergänzung zu anderen Massnahmen dar. In der Vergangenheit habe ich insbesondere das regelmässige Versenden von wöchentlichen Prompt-Tipps umgesetzt. Dabei erhalten die Mitarbeitenden jede Woche einen neuen, gut strukturierten Prompt, der nicht nur instruktiv ist, sondern auch kontinuierlich auf neue Anwendungsmöglichkeiten der Technologie hinweist.
5. Mentoring-Programme: Im Kontext divers zusammengesetzter Teams, in denen einzelne Mitarbeitende bereits umfangreiche Kenntnisse im verantwortungsvollen Umgang mit KI-Technologien besitzen, während andere kaum Vorkenntnisse haben, habe ich teilweise Mentoring-Programme implementiert. Bei diesen Programmen unterstützt und begleitet ein erfahrener Mitarbeiter einen Kollegen, der in diesem Bereich noch unerfahren und möglicherweise verunsichert ist. Diese Art von Mentoring-Programmen hat sich bislang als äusserst vorteilhaft für alle Beteiligten erwiesen.
6. Kurze Lernvideos: Ende des vergangenen Jahres hatte ich die Gelegenheit, an einer Videoreihe teilzunehmen, die Schulungen zum Thema Generative KI für Mitarbeitende umfasste. Für das Unternehmen war es von Bedeutung, dass die Videos kurz und prägnant gestaltet sind, anstatt zu lang und ausführlich, um der Herausforderung zu begegnen, dass Mitarbeitende die Videos möglicherweise aufgrund von Zeitmangel oder mangelndem Interesse nicht ansehen.