Die infinitas GmbH warnt davor, eine CRM-Einführung mit der Auswahl der Software zu beginnen. Unternehmen sollten zunächst Vertriebsprozesse analysieren, Anforderungen definieren und klären, welche Daten, Schnittstellen und Steuerungsinformationen benötigt werden. Andernfalls drohen bestehende Probleme lediglich digitalisiert zu werden. Ein fünfstufiger Ansatz soll mittelständische Unternehmen deshalb strukturiert von der Prozessanalyse bis zur eigentlichen CRM-Auswahl führen.
Wenn Informationen über Kunden und Verkaufschancen in Excel-Listen, Outlook-Postfächern und verschiedenen Systemen verteilt liegen, wächst häufig der Wunsch nach einem neuen CRM-System. Doch mit der Suche nach einer passenden Software beginnt die CRM-Einführung aus Sicht der infinitas GmbH zu spät.
«In mehr als 25 Jahren mit mittelständischen Unternehmen habe ich immer wieder erlebt, dass sehr viel Zeit in die Frage investiert wird, welches CRM-System das richtige ist. Die wichtigere Frage kommt aber vorher: Was muss sich im Vertriebsalltag eigentlich verbessern? Wenn das nicht klar ist, digitalisiert man im schlimmsten Fall bestehende Probleme, statt sie zu lösen», sagt Jens Wemheuer, Geschäftsführer und Inhaber der infinitas GmbH.
Erst Prozesse und Anforderungen, dann die Software
Eine CRM-Entscheidung betrifft weit mehr als die Auswahl einzelner Funktionen. Unternehmen müssen zunächst verstehen, wie ihre Vertriebsprozesse tatsächlich funktionieren, welche Informationen für die Steuerung benötigt werden und an welchen Stellen heute Medienbrüche oder manuelle Umwege entstehen.
Dazu gehört beispielsweise die Frage, wann eine Opportunity tatsächlich die nächste Vertriebsphase erreicht, welche Daten für einen belastbaren Forecast benötigt werden oder welche bestehenden Systeme mit dem CRM zusammenspielen müssen.
Wer diese Fragen erst während der Implementierung beantwortet, riskiert zusätzliche Anpassungen und ein System, das im Arbeitsalltag nicht ausreichend unterstützt. Die Folge können parallele Excel-Listen, uneinheitliche Datenpflege und eine geringe Akzeptanz im Vertrieb sein.
Auch Andreas Rosenbauer, CRM-Experte bei der infinitas GmbH, begegnet diesen Herausforderungen regelmäßig in Gesprächen und Workshops mit Unternehmen: «In Workshops wird oft sehr schnell deutlich, dass die Beteiligten unter einem neuen CRM ganz unterschiedliche Dinge verstehen. Der Vertrieb möchte beispielsweise mehr Transparenz über seine Pipeline, die Geschäftsführung einen verlässlicheren Forecast und die IT klare Anforderungen an Systeme und Schnittstellen. Genau diese Erwartungen müssen zusammengebracht werden, bevor über konkrete Lösungen gesprochen wird.»
Fünf Schritte vor der CRM-Entscheidung
Um Unternehmen bei dieser Vorarbeit zu unterstützen, hat die infinitas GmbH einen fünfstufigen Ansatz entwickelt. Er führt von der Analyse der bestehenden Vertriebsprozesse über die Definition der Anforderungen bis zur strukturierten Vorbereitung der CRM-Auswahl.
Diesen Ansatz stellt Andreas Rosenbauer am 23. September 2026 um 10 Uhr im kostenfreien Live-Webinar «CRM-Strategie statt CRM-Chaos – Der 5-Schritte-Fahrplan zur richtigen CRM-Entscheidung» vor.
Das Webinar richtet sich insbesondere an Vertriebsverantwortliche und Geschäftsführungen mittelständischer Unternehmen, die eine CRM-Einführung oder einen Systemwechsel vorbereiten und ihre Entscheidung nicht allein auf Basis von Produktdemos und Funktionsvergleichen treffen möchten.
Neben dem 5-Schritte-Fahrplan erhalten die Teilnehmenden einen CRM-Strategie-Check als PDF-Arbeitsblatt. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, individuelle Fragen im Live-Q&A zu stellen.
