Autor: Fabien Moine, Head of Sales & Marketing, ROOMZ SA
Der Einsatz von digitaler Technologie ist inzwischen auch bei vielen KMU`s verschiedener Branchen ein hochaktuelles Thema. Sie holen sie teilweise zügig auf, was bei Grossunternehmen bereits genutzt wird. Dazu zählen unter anderem zeitgemässe Raummanagementlösungen und eine bessere Sitzungskultur.
Bei der Suche nach einem freien und bedarfsgerechten Sitzungszimmer geht in KMU’s viel produktive und kostbare Zeit verloren. Zudem leidet das Image. Alle kennen die Situation, dass jemand in eine Sitzung „platzt“ oder mit einem potentiellen Kunden durch die Korridore irrt und einen freien Raum sucht. Das effiziente Management von Sitzungszimmern vielerorts noch ein enormes Optimierungspotenzial. Der Mark bietet smarte digitale Lösungen, mit denen sich die Verfügbarkeit von Sitzungszimmern elegant verwalten lässt. Der erzielbare Zeitgewinn und eine bessere Sitzungskultur sprechen klar dafür, auch als KMU den digitalen Fortschritt zu nutzen.
KMU`s treiben die Digitalisierung aktiv und planmässig voran – in einigen Branchen geht es offensiver voran, in anderen eher verhalten. Gemeinsam ist aber allen, dass die neuen Technologien die Arbeitsprozesse und dadurch auch die Arbeitsorganisation verändern. Mitarbeiter setzen ihre zeitlichen und fachlichen Ressourcen immer mobiler und flexibler ein. Gleichzeitig gilt es aber die Aufgaben und Ziele in den Teams abzustimmen und öfters gemeinsam neue Lösungen zu finden.
Gemeinschaftlich genutzte Räume für Sitzungen, Stand-up-Meetings und Projektarbeiten sorgen für den unmittelbaren Dialog im Kreis der Mitarbeiter, in Teams und Abteilungen sowie mit Kunden und Partnern – hier die unverzichtbare Mensch-zu-Mensch-Interaktion, dort die schnelle, routinemässige und ortunabhängige Welt des Digitalen.
Für Sitzungs- und Konferenzräume, aber zunehmend auch für Arbeitsplätze bietet der Markt unterschiedliche Raumbelegungssysteme an. Es geht einerseits um eine intuitiv benutzbare, skalierbare und wartungsfreundliche Lösung, die ohne aufwändige Infrastruktur und Installation auskommt. Andererseits sollte das Produkt den ästhetischen Ansprüchen einer smarten Arbeitsumgebung genügen. In den meisten Unternehmen ist die Anzahl der Räume beschränkt. Deshalb werden Räume weit im Voraus reserviert. Fällt dann das Meeting aus, denkt man selten daran, den reservierten Raum wieder freizugeben. Solche Ghostmeetings sind ein verbreitetes, ärgerliches und vor allem kostenintensives Problem.
Heute können Bewegungssensoren innerhalb des Konferenz- oder Sitzungsraumes messen, ob dieser genutzt wird oder nicht. Wird ein Raum nicht genutzt, obwohl er laut Buchung im Display reserviert ist, übersteuert das System die Reservierung und gibt den Raum zur Neubelegung frei. Zudem bietet der Sensor die Analyse von Daten und eine nützliche Übersicht, wo ein Sitzungszimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei wäre. Digitale Raumbelegungssysteme sind auf moderne Arbeitsprozesse und -organisationen und somit auch auf die Raumverwaltung 4.0 ausgerichtet – die Zukunft kann kommen.