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Meike Tarabori: Chefredaktion - 23. März 2021

Management, Customer Experience (CX) & CX Management, Event

Wie Unternehmen die perfekte Balance zwischen virtuellen und persönlichen Veranstaltungen finden, um möglichst viele Zielgruppen zu erreichen

cmm360 - 10. Juli 2021

Qualtrics, der führende Anbieter von Customer-Experience-Lösungen und Pionier im Bereich Experience Management, befragte knapp tausend Berufstätige in Deutschland, wie sie die Zukunft von Veranstaltungen einschätzen. Das Ergebnis: Ein hybrides Event-Modell, das sowohl Online- als auch Offline-Optionen für die Teilnehmer kombiniert, wird in Zukunft wahrscheinlich der effektivste Weg sein, um möglichst viele Interessenten und Kunden anzusprechen.

Etwa 61 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie gerne zu persönlichen Veranstaltungen zurückkehren würden, nur acht Prozent wollten dies gar nicht. Doch selbst über 2021 hinaus bevorzugten nur 58 Prozent persönliche Veranstaltungen, 42 Prozent würden lieber die virtuelle Variante besuchen.

Wenn es darum geht, was sie in den nächsten zwölf Monaten als realistisch für ihren Arbeitsalltag sehen, erwarten 28 Prozent, an gar keinem persönlichen Event teilzunehmen. 52 Prozent sehen sich auf ein bis fünf Vor-Ort-Veranstaltungen, 14 Prozent auf fünf bis zehn Events – und knappe fünf Prozent rechnen sogar mit über 15 persönlichen Face-to-Face-Treffen.

In der Studie geben 55 Prozent der Personalverantwortlichen an, dass sie bereit wären, ihre direkten Mitarbeiter in diesem Jahr zu einer persönlichen Veranstaltung zu schicken. 57 Prozent der Befragten sehen in einer persönlichen Veranstaltung einen „wesentlichen Geschäftszweck“.

Obwohl persönliche Begegnungen positiv bewertet und sehr geschätzt werden, möchte die Mehrheit der Befragten nicht für ein Event ins Ausland reisen.

Wenn überhaupt, dann höchstens noch innerhalb Europas, global fällt die Reisebereitschaft stark ab. Daher müssen Unternehmen flexibler agieren und ihre Veranstaltungsstrategie überdenken.

Da es keine klaren Mehrheiten für direkte oder virtuelle Treffen gibt, werden zukünftig hybride Arrangements notwendig sein, um alle Zielgruppen zu erreichen.

5 Tipps für den Erfolg Ihrer hybriden Veranstaltungsstrategie

Wir haben herausgefunden, dass die beiden Schlüsselfaktoren, die die Menschen bei persönlichen Veranstaltungen am meisten vermissen, „Networking von Angesicht zu Angesicht“ und „Interaktivität“ sind. Die Elemente der „Verbindung“, bei denen Individuen leicht miteinander interagieren können, lassen sich virtuell am schwersten wiederherstellen, hier müssen Unternehmen digitale Lösungen finden.

1. Gestalten Sie virtuelle Events genauso ansprechend wie persönliche

72 Prozent der Befragten bevorzugen virtuelle Live-Events gegenüber aufgezeichneten oder On-Demand-Optionen. Am meisten begeistert Teilnehmer virtueller Events, wenn interaktive Aktivitäten und Networking eingeplant sind (beide 23 Prozent), gefolgt von Podiumsdiskussionen (15 Prozent).

2. Verzichten Sie auf Prominenz

Am wenigsten reißen berühmte Sprecher die Teilnehmer vom Hocker (nur neun Prozent). Firmen sollten sich eher auf zum Thema passende Experten (14 Prozent) konzentrieren.

3. Passen Sie Ihren Zeitplan an den Ihrer Besucher an

Was den besten Tag betrifft, liegt der Freitag mit knapp 20 Prozent vorne.

Der Montag ist hingegen am wenigsten beliebt, da nur neun Prozent der Befragten ihre Woche mit einer Veranstaltung beginnen wollen. Bei der Uhrzeit erfreuen sich der späte Vormittag (28 Prozent) sowie der frühe Nachmittag (30 Prozent) der größten Beliebtheit, wohingegen der frühe Morgen (neun Prozent) oder die Mittagszeit (zwölf Prozent) am wenigsten begeistern.

Den späten Nachmittag halten knapp 20 Prozent für geeignet.

4. Machen Sie Ihre Veranstaltung so zugänglich wie möglich

Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sowohl persönlich als auch online teilzunehmen, und zwar mit mehreren Ticket-Optionen, die den unterschiedlichen Präferenzen entsprechen.

Beachten Sie auch den Unterschied in der Zahlungsbereitschaft: Knapp über die Hälfte der Befragten wäre bereit, für eine Vor-Ort-Veranstaltung Eintritt zu bezahlen, während sich nur 41 Prozent bei virtuellen Events dazu bereit erklären.

Spielen Sie verschiedene Optionen durch, etwa eine kleine, intime Veranstaltung mit einer begrenzten Anzahl von Teilnehmern, die Sie dann virtuell streamen, um ein breiteres Publikum zu erreichen.

5. Fragen Sie immer wieder nach Feedback

Für die meisten Unternehmen und auch für viele Teilnehmer ist ein hybrides Veranstaltungsmodell neu. Stellen Sie Ihre Besucher in den Mittelpunkt Ihrer Entscheidungen und holen Sie in jeder Phase Event-Feedback ein – vom Verständnis des Registrierungsprozesses über das Ticketing bis hin zum Sammeln von Informationen der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung.

Über die Studie

Im April wurden in Deutschland 938 Berufstätige befragt, 62 Prozent männlich, 38 Prozent weiblich.

Über Qualtrics

Qualtrics ist Pionier und weltweit führender Anbieter im Bereich Experience Management (XM). Qualtrics verändert die Art und Weise, wie Unternehmen die vier zentralen Experience-Bereiche – Customer, Employee, Product und Brand Experience – managen und optimieren. Mehr als 13.500 Unternehmen auf der ganzen Welt setzen Qualtrics ein, um Experience-Daten (X-data™) zu sammeln, zu analysieren und in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Diese Daten geben ihnen Aufschluss über Gefühle, Überzeugungen und Absichten und erklären, warum etwas geschieht und wie darauf reagiert werden kann. Die Qualtrics XM Platform™ stellt ein komplettes Handlungssystem bereit, mit dem die Unternehmen langfristig loyale und umsatzstarke Kunden gewinnen können. Sie hilft ihnen bei der Motivierung und Bindung ihrer Mitarbeiter – Mitarbeiter, die eine positive Unternehmenskultur schaffen, populäre Produkte entwickeln und eine Marke mit begeisterten Anhängern aufbauen.

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