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Management, Leadership, Homeoffice

Wie man Zusammenarbeit fördert und Isolation im Homeoffice verhindert

cmm360 - 4. Juni 2020

Autor: Sarah Edwards, CEO International Business bei Kimble Applications

Aktuell sehen sich viele Unternehmen mit Problemen konfrontiert, die Homeoffice und flexible Arbeitsplatzgestaltung mit sich bringen. Arbeitsabläufe verlieren an Fluss, da Teams zerstückelt werden und fortan als abgeschottete Einheiten arbeiten. Der fehlende direkte Austausch erschwert  effizientes Teamwork. 

In vielen Unternehmen existiert dieses Problem allerdings nicht erst seit heute. Selbst vor den coronabedingten Einschränkungen und während der Zeit der direkten Zusammenarbeit im Büro, gab es bereits eine Tendenz zur Bildung von Peergroups. Peergroups sind Gruppen, in denen sich Mitarbeiter einander zugehörig fühlen und die oft zu einem gewissen Grad nach außen hin abgeschlossen sind. Zu einem typischen Verhalten zählt zum Beispiel, dass Abteilungen Arbeit nur intern abstimmen. Sie erfassen und pflegen zwar eigene Daten und Informationen, aber nutzen durch diese Isolation nicht alle verfügbaren Ressourcen im gesamten Unternehmen. So wird es schwer einen Überblick über alle Projekte zu behalten, was im Ergebnis zu Mehrarbeit und Zeitverschwendung führt. 

Das abendliche Zusammenkommen mit Bier und Pizza, das gemeinsame Mittagessen, die Team Events und Workshops haben neben dem Spaßfaktor einen tieferen Sinn. Sie haben Freude und soziales Miteinander ins Unternehmen gebracht und das Teamgefühl gestärkt. Ist die Atmosphäre im Team gut, fällt es Mitarbeitern leichter aufeinander zuzugehen. Probleme können so einfacher angesprochen und gelöst werden, anstatt sie unter den Teppich zu kehren. Darüber hinaus findet ein reger Austausch neuer Ideen und Erfahrungen unter den Teams statt.

Wenn jeder von zu Hause aus arbeitet, wird dieser Austausch schwerer. Mitarbeiter können zwar theoretisch ständig online kommunizieren, sie haben aber praktisch in der Regel weniger Kontakt zu anderen Kollegen, insbesondere, wenn sie nicht direkt zusammenarbeiten. Würden Unternehmen alle einzelnen Konversationen im Arbeitsalltag im Homeoffice visualisieren, wäre sofort erkennbar, dass weniger Austausch stattfindet und dieser meist auf das eigene Team beschränkt ist. 

Bei der Arbeit im Homeoffice ist es daher notwendiger denn je, dass Personaler und Führungskräfte daran arbeiten, diese Isolation aufzubrechen.

Mit diesen Tipps lässt sich Isolation im Homeoffice vermeiden:

1. Schaffen Sie Raum für entspannte soziale Interaktionen

Viele Mitarbeiter fühlen sich durch die Arbeit im Homeoffice überfordert, da sie davon ausgehen, jederzeit verfügbar sein zu müssen. Der Kalender ist gefüllt mit formellen Meetings, da Kollegen versuchen, den Verlust an gemeinsamer Bürozeit wettzumachen. Sie zielen darauf ab das kurze Gespräch auf dem Weg in die Küche zu ersetzen, sind aber deutlich zeitintensiver und weniger flexibel. Statt daher fixe Termine zu vereinbaren, sollten lieber informelle Konversationen, spontane Anrufe und kurze Nachrichten in den Arbeitsalltag eingebaut werden. 

Darüber hinaus tragen einige Mitarbeiter ohnehin bereits mehr Verantwortung im Privatleben durch die Corona-Beschränkungen, wie zum Beispiel Kinderbetreuung, Hausaufgabenhilfe oder sonstige Verpflichtungen im Haushalt. Sie haben keinen geregelten Arbeitsalltag und Meeting-Marathons können gerade sie überfordern, sodass sie zu nichts kommen. 

Mitarbeiter haben häufig das Gefühl keine Zeit oder Erlaubnis zu haben, während offiziellen Meetings auch Nebensächlichkeiten auszutauschen. Teammeetings starten meist sehr formell und es wird unmittelbar damit begonnen die Agenda abzuarbeiten. Entsprechend schnell werden sie auch wieder beendet. Der persönliche Austausch am Anfang eines Meetings ist aber wichtig für die Beziehung zu Kollegen. Führungskräfte sollten in den ersten Minuten Zeit für informelle Konversationen lassen und ihre Mitarbeiter dazu ermutigen diese auch dafür zu nutzen. 

Um den Kontakt außerhalb des eigenen Teams auszubauen, haben viele Unternehmen eine virtuelle Kaffeebar ins Leben gerufen, die immer “geöffnet” ist. Braucht ein Mitarbeiter eine Pause, kann er dort “vorbeischauen” und für ein paar Minuten plaudern. Meetings und Workshops, die per Videocall stattfinden, können durch kurze Break-Out Sessions aufgelockert werden. Bei denen werden die Teilnehmer zufällig in kleine Gruppen verteilt, um sich für einige Minuten entspannt zu unterhalten  oder gemeinsam eine spannende Aufgabe zu besprechen. 

2. Für jeden Kunden braucht es eine abteilungsübergreifende, genaue Strategie

Der Erfolg eines Unternehmens hängt nicht an einer einzelnen Person oder einem Team allein. Projekte für Kunden werden meist von unterschiedlichen Abteilungen in Zusammenarbeit durchgeführt: von Marketing und Vertrieb über Kundenbetreuung bis hin zur Buchhaltung. Ein Paradebeispiel, das genau dies veranschaulicht sind Motorsport-Teams beim Reifenwechsel. Jeder weiß genau, welche Rolle er in diesem Prozess spielt und alle arbeiten mit- und umeinander, um die Aufgabe so schnell und effektiv wie möglich zu erledigen.

Dies kann man auch auf Unternehmen adaptieren. Alle Abteilungen sollten auf das Projekt ausgerichtet sind, um dem Kunden einen maximalen Mehrwert zu bieten. Dafür ist es wichtig sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter abstimmen und die gleiche Sichtweise auf Kunden und Projekte teilen. Was ist für ihn aktuell relevant? Wo befindet er sich auf seiner Reise und wo möchte er hin? Insbesondere, wenn Mitarbeiter on remote arbeiten, wie momentan, sollte dies nicht vernachlässigt werden. Gerade in so einer Phase ist es wichtig die Ressourcen der Mitarbeiter genauso effektiv zu nutzen, wie wenn alle an einem Ort arbeiten.

Manager sollten versuchen sich in die Perspektive von vorhandenen und potentiellen Kunden hineinzuversetzen. Mit welche Herausforderungen sehen sich diese konfrontiert? Wie können sie bei Bedarf ihre Geschäftsprozesse verändern? Welche Unterstützung brauchen sie? Wie kann das eigene Unternehmen ihnen fortwährend einen Mehrwert bieten? Erkenntnisse darüber sollten auch mit allen Mitarbeitern im Unternehmen geteilt werden. Im Homeoffice sollte dafür eine Plattform geschaffen werden: Ein wöchentliches Video-Meeting, in denen über aktuelle Kapazitäten und vorhandene und zukünftige Projekte gesprochen wird, hilft die kommende Woche zu besprechen und zu planen. Erst wenn alle Klarheit über aktuelle Aufträge und Ziele haben, gelingt eine einfache, abgestimmte und bereichernde Zusammenarbeit. 

3. Transparenz: Informationen im gesamten Unternehmen teilen

Isolation von Kollegen und Arbeitsprozessen führt zu Doppelarbeit und in der Folge zur verschwendeten Ressourcen. Wenn jedes Team an seinen “eigenen” Aufgaben und Projekten festhält und kein übergreifender Austausch stattfindet, wird sich unweigerlich herausstellen, dass mehrere Teams an derselben Aufgabe sitzen. Gerade im Homeoffice wird dies zu einer Herausforderung. 

Es kommt vor, dass die Ressourcen von Spezialisten für bestimmte Projekte nicht vollständig genutzt werden, da sie ein Projekt vorzeitig beenden konnten oder der Kunde ein Projekt verschoben hat und sie nun für neue Projekte verfügbar wären. In einer Dienstleistungsorganisation bedeutet dies, dass Mitarbeiter "auf der Ersatzbank" sitzen. Möglicherweise gibt es Möglichkeiten, die nicht ausgelasteten Mitarbeiter für andere aktuelle Projekte einzusetzen. Wenn aber diese Verfügbarkeit nicht sichtbar ist und auch kein Austausch stattfindet, ist das weniger wahrscheinlich. Dadurch treten sich Teams im übertragenen Sinne gegenseitig auf die Füße und das Unternehmen kann sich weniger erfolgreich anpassen. 

Abhilfe schafft auch hier ein Austausch beispielsweise über morgendliche Stand-ups, in denen das tagesaktuelle Geschehen besprochen wird, um Leerlauf aber auch Doppelarbeit und Ressourcenverschwendung zu verhindern. Ein Austausch unter den Teams und das Festhalten der Verfügbarkeiten einzelner Mitarbeiter und Teams in Echtzeit, ist Voraussetzung für eine einheitliche, agile und effiziente Zusammenarbeit. 

Über Sarah Edwards

Sarah Edwards leitet das internationale Geschäft für Kimble Applications und hat über 23 Jahre Erfahrung in der Branche für professionelle Serviceorganisationen. Sie hat in verschiedenen, großen Unternehmen gearbeitet, darunter Oracle und Hitachi Consulting.

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