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Flex Office: das Konzept der Mitarbeitererfahrung, das über Kostenoptimierung hinausgeht

cmm360 - 14. Juli 2022

Während das Flex Office ursprünglich dazu diente, Räume zu optimieren und zu verkleinern, um Kosten zu sparen, wird es nun um ein neues Konzept erweitert: die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. 77 % der Unternehmen geben zwar zu, dass der Hauptgrund für die Umstellung auf das Flex Office Kostensenkungen(1) sind. Jedoch wird immer häufiger der Wunsch geäussert, dass bei dieser Umstellung den Nutzern ein echter Mehrwert geboten werden soll. Es geht also beim Umstieg auf das Flex Office nicht mehr nur darum, Flächen zu verkleinern oder neu zu gestalten, sondern auch darum, mit dieser Umgestaltung die Büros angenehmer und anpassungsfähiger zu machen und echte zusätzliche Leistungen anzubieten. Dies soll letztendlich dazu beitragen, die Erfahrung am Standort und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu verbessern.

1. Flexibilität und Servicequalität miteinander verbinden


Neben dem Begriff Flex Office wird nun immer häufiger und in einem umfassenderen Sinn von Smart Office gesprochen. Mit anderen Worten: von Büros, die mit den Mitarbeitern verbunden sind, um neue Leistungen anzubieten, die Reibung im Alltag zu verringern und einen echten Mehrwert zu schaffen.

Wenn das Büro also flexibel wird und die Möglichkeit besteht, einen Raum zu jeder Tageszeit und je nach Bedarf zu buchen, werden auch alle anderen Leistungen, die ein Unternehmen anbietet, flexibel.
So werden die Funktionen, die ursprünglich für das Flex-Office-Management typisch waren, wie der Zugang zu einer interaktiven Echtzeitkarte, um einen freien Arbeitsplatz zu finden, auf andere Leistungen ausgeweitet: beispielsweise auf die Lokalisierung von Ressourcen (Geräte, Spinde, Parkplätze usw.) oder die Teilnahme an Aktivitäten, die vom Unternehmen angeboten werden (z. B. Buchung eines Sportkurses). Mit dieser neuen Art von Leistungen und den vernetzten Kollaborations-Tools, die sie ermöglichen, wird so der gesamte Tagesablauf von Mitarbeitern flexibel.

Die von den verschiedenen Tools zur Raumverwaltung gelieferte Datenanalyse wird es auch ermöglichen, die angebotenen Leistungen weiterzuentwickeln und an die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.

2. Eine Servicequalität, die sowohl den Unternehmen als auch den Coworking Spaces zugutekommt

Büros anzubieten, die sich an die Mitarbeiter anpassen, stellt auch eine Möglichkeit dar, diese an das Unternehmen zu binden. Mit der Zunahme der Arbeit im Homeoffice versuchen die Unternehmen nunmehr, die Menschen dazu zu bringen, wieder ins Büro zurückzukehren. Und dafür müssen sie ihnen einen Rahmen und Leistungen bieten, die sie nicht vorfinden, wenn sie im Homeoffice arbeiten.

Dieses Konzept von Flexibilität und Leistungen stellt für die Personalabteilungen auch einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen dar, die traditioneller arbeiten. Denn der Arbeitsplatz ist ein wichtiger Teil der Corporate Identity als Arbeitgeber und Unternehmen. Er spiegelt die Werte, die Vision und die Arbeitsweise des Unternehmens wider. Er ist ein «Schaufenster», das von Bewerbern auf der Suche nach einem Arbeitsplatz zunehmend beachtet wird.

Für die Millennials (zwischen Anfang der 80er und Ende der 90er Jahre Geborene), die bis 2025 etwa 75 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung ausmachen werde(2), ist dieser Aspekt besonders wichtig. Da diese Generation dafür bekannt ist, grossen Wert auf ihr Wohlbefinden und ihre persönliche Entwicklung zu legen, ist eine Rekrutierung relativ schwierig – und noch schwieriger ist es, sie zu binden. Ein Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz – beides durch inspirierende Räumlichkeiten gefördert – tragen daher dazu bei, neue Talente zu gewinnen.

Coworking Spaces, die schon in den letzten Jahren, jedoch noch stärker durch die Entwicklung von hybriden Arbeitsplätzen zugenommen haben, sind ebenfalls Teil der New Ways of Working und profitieren von diesen Innovationen, um sich dauerhaft auf dem Markt der Arbeitsplätze von morgen zu etablieren. Die Entwicklung dieser Organisationsstrukturen beruht auf denselben Voraussetzungen: qualitativ hochwertige Leistungen und Arbeitsumgebungen anzubieten, die an die tatsächlichen Bedürfnisse angepasst sind und die man im Homeoffice nicht vorfindet. Sie stellen auch eine günstige Alternative für Menschen dar, die zu Hause keine optimalen Arbeitsbedingungen vorfinden. Dies zeigen die zahlreichen Coworking Spaces, die in ländlichen Regionen eingerichtet werden, um noch näher bei den Nutzern zu sein. 

3. Das Beispiel von Cobot und ROOMZ

Die vor kurzem eingegangene Zusammenarbeit zwischen Cobot und ROOMZ ist ein gutes Beispiel dafür, dass zwei Lösungen kombiniert werden, um noch intelligentere Büros zu schaffen und hochwertige Leistungen anzubieten. 

Cobot, eine Software zur Verwaltung von Coworking Spaces, mit der alle Aufgaben zum reibungslosen Betrieb von Gemeinschaftsbüros (administrative Verwaltung, Ressourcenverwaltung, Zahlungen...) automatisiert und zentralisiert werden können, wollte seine Leistungen erweitern, um seinen Nutzern eine bessere Erfahrung zu bieten.

Zu den Entwicklungsschwerpunkten gehörte insbesondere der Wunsch, eine Echtzeitvisualisierung der Belegung von Arbeitsräumen anzubieten, um deren Nutzung zu erleichtern. Cobot und ROOMZ haben sich daher zusammengeschlossen, um durch die Kombination der beiden Lösungen ein interaktives und vernetztes Tool zu schaffen.

Diese Visualisierung aller Arbeitsbereiche bietet Flexibilität auf mehreren Ebenen: 

  • Das ROOMZ Flightboard, das an Orten mit viel Durchgangsverkehr aufgestellt wird, ermöglicht es, in Echtzeit die über die Cobot-Anwendung vorgenommenen Reservierungen, aber auch die zukünftigen Reservierungen von Kollegen anzuzeigen und so die Zusammenarbeit zu erleichtern.
  • Das ROOMZ Display, das ebenfalls mit der Cobot-Buchungsplattform verbunden und am Eingang von Besprechungsräumen installiert ist, ermöglicht es, einen Raum vor Ort zu reservieren oder zukünftige Reservierungen anzuzeigen.
  • Die ROOMZ-Sensoren unter Schreibtischen oder in Huddle Spaces erkennen die Anwesenheit von Personen und aktualisieren automatisch den Belegungsstatus, wenn jemand anwesend ist oder den Raum über Cobot reserviert hat.

Jede ROOMZ-Ressource kann mit dem Cobot-Tool verbunden werden, um die Suche/Reservierung von Arbeitsräumen zu erleichtern und damit die Zusammenarbeit und die Produktivität zu verbessern.

Um ihre Arbeitsräume weiterzuentwickeln, setzen Unternehmen also zunehmend auf die Qualität der Infrastruktur, aber auch der Tools für die Zusammenarbeit und bieten den Mitarbeitern gleichzeitig ein immer breiteres Spektrum an Leistungen an, um die Produktivität jedes Einzelnen zu fördern.

(1) Deskeo-Umfrage unter 3878 Fachleuten - Februar 2021
(2) INSEE-Bericht - Hochrechnung der Erwerbsbevölkerung 2016 -2070

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