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Insights & People, Telag

EU-Whistleblower-Richtlinie: Gesetzlicher Schutz der Hinweisgebenden betrifft auch Schweizer Unternehmen

cmm360 - 30. Juli 2021

Bild: Thomas Wittkopf, Geschäftsführer TELAG AG / @Samuel Schalch

Mit der EU-Richtlinie 2019/1937 tritt ab 17. Dezember 2021 eine Verordnung in Kraft, die Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bzw. EUR 10 Mio. Umsatz p.a. zu einem anonymen Hinweisgebersystem verpflichtet. Ab 2023 wird die Grenze nochmals gesenkt, und zwar auf 50 Mitarbeitende. Auch Schweizer Unternehmen sind betroffen, da die Verordnung auch für Firmen mit internationaler Tätigkeit, Tochtergesellschaften bzw. Zulieferern, Dienstleistern und Geschäftspartnern aus dem EU-Raum gilt. TELAG liefert mit dem ganzheitlichen Hinweisgebersystem WhistleTAG die passende Antwort für Grosskonzerne und KMU.

Obwohl die Vorlage zum ‘Schutz bei Meldung von Unregelmässigkeiten am Arbeitsplatz’ vergangenen März im Nationalrat scheiterte, wächst der Druck auf die Schweiz, Whistleblowern, zu Deutsch: Hinweisgebern, einen angemessenen Schutz zu gewähren. Dies trifft insbeson-dere auf Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit im EU-Raum zu: Diese sind ab 17. Dezember 2021 zu einer anonymen und DSGVO konformen Meldemöglichkeit verpflichtet.

Um einheitliche Standards zu gewähren, wird auch hierzulande ein professionelles und anonymes Hinweisgebersystem empfohlen. «Ziel eines solchen Hinweisgebersystems ist es, die Hinweisgebenden hinreichend zu schützen, um Risiken in Zusammenhang mit Compliance-Verstössen zuvorzukommen und sich als vorbildliche und transparente Arbeitgeberin im Sinne des Employer Branding zu positionieren», erklärt Thomas Wittkopf, Geschäftsführer der TELAG AG.

Anonymes Meldesystem

Die EU-Richtlinie sieht vor, dass den Hinweisgebenden die Möglichkeit geboten werden muss, ihre Meldung elektronisch über ein verschlüsseltes Online-System sowie mündlich per Telefon, jedoch in jedem Fall anonym und sicher zu platzieren. «Die Vertraulichkeit der Hinweisgeber muss sichergestellt werden, damit die Mitarbeitenden überhaupt erst den Mut aufbringen, einen Compliance Verstoss zu melden. Wir erleben in der Praxis oft, dass es insbesondere in KMU, die stolz sind auf ihre offene Unternehmenskultur, Mitarbeitenden besonders schwerfällt, auf einen Missstand hinzuweisen. Sie fürchten die Folgen – begonnen von Herabsetzung, über Mobbing bis hin zu weitreichenden Vergeltungsmassnahmen. Deshalb sehen sie in den meisten Fällen von einer Meldung ab.» Mit verheerenden Folgen, wie der ACFE Report* belegt: So beläuft sich der durchschnittliche finanzielle Schaden auf CHF 200'000 – den Reputationsschaden noch nicht eingerechnet. «Geschäftsführer und Verwaltungsräte stehen in der Verantwortung, tappen jedoch oftmals im Dunkeln, weil den Mitarbeitenden aufgrund des unzulänglichen Schutzes die Grundlage fehlt, einen Missstand zu melden. Ein professionelles Hinweisgebersystem bietet den Unternehmen eine Chance für Transparenz und gelebte Corporate Governance nach innen und aussen», so Thomas Wittkopf.

Mit gutem Beispiel voran

Einige Unternehmen warten nicht erst, bis die Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft tritt. Sie gehen in die Selbstverantwortung und Transparenz-Offensive. Seit 62 Jahren am Markt, betreut die TELAG AG mit Sitz in Zürich bereits seit 13 Jahren Unternehmen aus dem Finanz- und Dienstleistungssektor mit einem anonymen Hinweisgebersystem, welches den Anforderungen an die neue EU-Richtlinie gerecht wird. Einzigartig am Markt, stellt TELAG hierfür sowohl die Software für die anonyme Verarbeitung der digitalen und telefonischen Meldungen wie auch die 24-Stunden-Erreichbarkeit in 24 Sprachen sicher. Ebenfalls inkludiert das Hinweisgebersystem der TELAG die Meldungsqualifizierung, das Case Management sowie im Bedarfsfall eine Ombudsstelle mit unabhängiger Rechtsanwaltskanzlei. Mit diesem Gesamtpaket bestehend aus Technologie, zertifizierten Mitarbeitenden und juristischer Beratung durch die Ombudsstelle geniesst TELAG ein Alleinstellungsmerkmal, von dem insbesondere international tätige KMU profitieren.

Vorteile für Unternehmen

Ein anonymes Hinweisgebersystem stellt sicher, dass Unternehmen frühzeitig Compliance-Verstösse detektieren sowie generelle Verstösse gegen Gesetze oder interne Regeln identifizieren können. Zudem werden die Prozesse laufend und objektiv auf ihre Wirkung überprüft und optimiert, um entsprechende Massnahmen effektiv ergreifen zu können. Gemäss dem ACFE Report* aus dem Jahr 2018 konnten 50% der Korruptionsfälle und 38% der übrigen Fraud-Muster dank eines Hinweisgebersystems aufgedeckt werden. Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem decken Fälle häufiger auf: 46% der Hinweise werden an Hotlines gemeldet, 30% gehen über die digitalen Kanäle ein. Die Verluste der Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem liegen 50% tiefer als jene, welche den Hinweis-gebenden keinen telefonischen Meldekanal bieten.

Mit einem anonymen Hinweisgebersystem können Image- und Reputationsschäden vermieden und das Vertrauen der Mitarbeitenden gefördert werden. Das Haftungsrisiko für Mitglieder der Geschäftsleitung und Verwaltungsräte sinkt. «Ziel ist, dass potenzielle Missstände intern untersucht und bereinigt werden können, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen. Unternehmen demonstrieren, dass Corporate Governance keine leere Worthülse, sondern ein Versprechen an die Mitarbeitenden ist, ihre Meldungen ernst zu nehmen. Dies zahlt schlussendlich auf das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur ein», so Thomas Wittkopf.

Empfehlung für Schweizerische Unternehmen

  • Ein professionelles Hinweisgebersystem gilt als Best Practice für Konzerne und KMU und wird besonders empfohlen, sobald das Unternehmen im EU-Ausland Niederlassungen hat und/oder Mitarbeiter, Partner, Zulieferer aus dem EU-Raum beschäftigt.
  • Der Meldeprozess muss telefonisch wie auch schriftlich funktionieren, einschliesslich Feedback-Loop an den Hinweisgeber, und die Anonymität der Whistleblower sicherstellen.
  • Das Bekenntnis der Führungskräfte («tone from the top») untermauert mit einem anonymen Hinweisgebersystem die Ernsthaftigkeit und zahlt auf die Glaubwürdigkeit ein. Beflügelt vom öffentlichen Diskurs zu Ethik und Moral in den Unternehmen, fordert die neue Generation von Mitarbeitenden und Führungskräften Geschäftsethik und Transparenz ein.
  • Zu guter Letzt kommt präventives Handeln deutlich günstiger als kostenintensive Aufräumarbeiten im Falle eines Compliance-Verstosses, welche regelmässig nicht wiedergutzumachende Reputationsschäden sowie erhebliche finanzielle Folgen – im Schnitt CHF 200'000* - nach sich ziehen.

Über TELAG AG

Die TELAG AG wurde 1959 in Zürich gegründet und gilt als europaweit erster Anbieter von Telefonservices. Das Unternehmen etablierte sich in den letzten sechs Jahrzehnten als Marktführerin in den Themen Contact Center-Dienstleistungen und Healthcare Services. Der zertifizierte Service der TELAG in 29 Sprachen wird von nationalen Branchenführern wie auch von internationalen Pharma- und Handelsunternehmen geschätzt. Insgesamt vertrauen 1’000 Unternehmen auf die Servicequalität der TELAG AG. Neben der hohen Dienstleistungsqualität setzt sich TELAG mit dem GAV für die Wertschätzung der Contact-Center-Mit-arbeitenden, deren faire Entlohnung sowie die Aufwertung ihres Berufsbildes ein. Auch wurde TELAG als schweizweit erstes Service Center im Mai 2021 durch ClimatePartner® offiziell zum klimaneutralen Gesamtbetrieb ernannt. Achtsamkeit, finanzielle Ziele und Nach-haltigkeit stehen seit jeher für TELAG in keinem Widerspruch – sie beflügeln einander. Und so ist der Schutz der Hinweisgebenden eine konsequente Fortsetzung der TELAG Geschichte, die im Dienste von Mensch, Umwelt und Gesellschaft steht.

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