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Management, Customer Relationship Management (CRM), Automatisierung / Automation, Dun & Bradstreet, Datenmanagement

Daten-Updates im CRM automatisieren: So bekämpfen Sie den Datenmüll erfolgreich

cmm360 - 18. November 2022

Daten veralten – und zwar schneller als Sie denken. Unternehmen ziehen um, eröffnen neue Niederlassungen, haben neue CEOs und Entscheidungsträger, usw. Die Herausforderung ist nun, all diese Änderungen ins CRM einzuspielen – am besten sogar live. Welche Möglichkeiten es dazu gibt, und wieso die Automatisierung langfristig die beste Variante ist, das erklären wir in diesem Artikel.

Monatlich veralten 2% der Stammdaten. Am Ende eines Jahres stimmt also nicht weniger als ein Viertel aller Daten nicht mehr. Unkorrekte Stammdaten verursachen einen enormen Schaden. Sie verhindern die zielgenaue und personalisierte Ansprache von Kunden und Interessenten, verursachen unnötige finanzielle Risiken und blockieren die Produktivität der Mitarbeiter.

Es gibt verschiedene Methoden, Stammdaten aktuell zu halten. Änderungen manuell nachzuführen, gehört definitiv nicht dazu. Liegen sehr viele Datensätze vor, dann ist es schlicht nicht möglich, sie zu händisch zu pflegen. Allein in der Schweiz gibt es täglich Hunderte von Veränderungen im B2B-Bereich. Aufs Jahr hochgerechnet sind das mehr als eine Viertel Million. Manuell nachführen? Eine Utopie.

So bleiben Ihre Stammdaten aktuell

Es gibt zwei Wege, wie Sie die Daten in Ihrem CRM aktuell halten.

1. Offline

Wie das genau funktioniert, hat Dun & Bradstreet im Leitfaden «Modernes Datenmanagement» im Detail beschrieben. Kurz zusammengefasst: Wenn Ihre Stammdaten nicht mehr aktuell sind und Lücken aufweisen, dann löst Dun & Bradstreet dieses Problem. Das sogenannte Matching korrigiert falsche Daten, komplettiert fehlende Informationen und eliminiert auch gleich alle Duplikate im Datenbestand. Im zweiten Schritt ist es sogar möglich, die Daten anzureichern mit Branchencodes, Umsatz, Anzahl Mitarbeiter, etc., aber auch mit aktuellen Risikoindikatoren.

Eine solche Datenbereinigung und -anreicherung findet periodisch statt. Je nach Unternehmen, Branche und Umfang der Datenbasis geschieht sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

2. Automatisierung

Die Automatisierung hat gegenüber Offline einen grossen Vorteil: Die Daten sind jeden Tag immer aktuell und vollständig. Somit sind keine periodisch wiederkehrende Datenprojekte mehr nötig.

Bei diesem Verfahren verbinden Sie Ihr CRM mittels einer Schnittstelle (einer sogenannten API) an das Datenuniversum von Dun & Bradstreet. Sämtliche Änderungen laufen darüber automatisch in Ihren Datenbestand. Das ist besonders effizient, wenn zum Beispiel ein Verkäufer vor Ort einen neuen Kunden erfasst. Anstatt alle Felder einzeln mühsam von Hand auszufüllen, zieht er die gewünschten Daten in Sekundenschnelle über die Schnittstelle. Das stellt nicht nur sicher, dass die Angaben korrekt sind, sondern dass sie auch vollständig und konsistent sind. Zudem kann gleichzeitig abgeglichen werden, ob der Kunde nicht schon im System erfasst und somit nicht doppelt angelegt wurde.

Automation löst Ihre Business-Cases

Die Automatisierung von Daten-Updates dient aber nicht nur dem Selbstzweck und damit Ihr IT-Leiter behaupten darf, er habe noch eine API installiert. Automatisierung löst effektive Probleme in der Geschäftswelt und macht zum Beispiel einen furchtbar umständlichen und zeitraubenden Prozess ganz einfach und bequem.

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