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Management, CRM, Kundenmanagement / Customer Relations

5 Gründe, warum Sie sich kein langsames und umständliches CRM-/ERP-System mehr leisten können

cmm360 - 3. September 2021

Bild: Durch Multi Relation Management (MRM) lassen sich Datensätze beliebig miteinander verbinden und die Performance enorm steigern. (Quelle: Step Ahead)

Klicken Sie sich noch umständlich durch Tabellen oder haben Sie wichtige Kundendaten sofort parat? Während die Digitalisierung voranschreitet und Kundenerwartungen steigen, kämpfen viele Unternehmen mit antiquierten CRM- und ERP-Systemen. Höchste Zeit, alte Bremsklötze zu lösen und neu durchzustarten.

CRM- und ERP-Systeme sind die Schaltzentrale vieler Unternehmen – auch in der Servicebranche. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen, werden Kundenbeziehungen gepflegt und Geschäftsprozesse abgebildet. In der Praxis arbeitet aber kaum jemand gerne mit den Systemen. Meist sind sie unübersichtlich, umständlich zu bedienen und langsam. Um die Informationen zu finden, die Sie wirklich brauchen, müssen Sie sich erst durch verschiedene Ebenen klicken und durch endlose Tabellen scrollen. Kontakte anzulegen oder zu ändern, wird durch starre Strukturen erschwert. Und während eine Datenabfrage läuft, kann man sich getrost einen Kaffee holen – vielleicht stürzt das System ohnehin wieder ab. Spaß macht die Arbeit so bestimmt nicht. Für viele Mitarbeiter sind CRM und EPR ein notwendiges, aber lästiges Übel. Step Ahead nennt fünf Gründe, warum das auf keinen Fall länger so bleiben darf.

1. Ein langsames, umständliches System ist kontraproduktiv

Eigentlich sollte ein CRM die Interaktion eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden optimieren und Geschäftsbeziehungen verbessern. Dafür brauchen Sales- und Marketing-Mitarbeiter schnellen Zugriff auf wichtige Daten. Denn Kunden erwarten heutzutage schnelle Reaktionszeiten und eine passgenaue Ansprache. Ein langsames CRM unterstützt User jedoch nicht dabei, sondern bremst sie aus. Statt Prozesse zu optimieren, macht es alltägliche Aufgaben umständlicher und mindert die Produktivität. So amortisiert sich die Investitionen in das CRM nicht, denn es verursacht weitere Aufwände und Kosten, statt beides einzusparen.

2. Die Datenqualität sinkt

Herkömmliche CRM-Systeme bauen auf relationalen Datenbanken auf. Dadurch sind starre Strukturen vorgegeben. Kontakte sind zum Beispiel immer fest mit einem Unternehmen verknüpft. Das bedeutet: Wechselt ein Ansprechpartner den Arbeitgeber, lässt er sich im CRM nicht einfach umziehen. Stattdessen muss er als neuer Kontakt bei der neuen Firma angelegt werden. Das ist nicht nur umständlich – auch die komplette Historie geht verloren. Möchte man das CRM zudem für B2C-Kunden nutzen, muss man erst eine Pseudo-Firma „Endkunde“ anlegen, unter der der Kontakt gespeichert werden kann. Solche Umwege sind lästig und führen dazu, dass Mitarbeiter die Datenpflege vernachlässigen. Die Folge: veraltete oder ungenügende Informationen. So sinkt über die Jahre die Datenqualität, das System wird nutzlos.

3. Veraltete Systeme bergen Risiken 

Wer sein CRM und ERP On Premises betreibt, muss sich selbst um Updates und Patches kümmern. Das ist aufwändig und belastet IT-Teams, die ohnehin meist knapp besetzt sind. Hier nachlässig zu sein, ist jedoch gefährlich. Denn in veralteten, nicht gepatchten Systemen bleiben Sicherheitslücken, die ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle sind. Gerade im E-Commerce sind kontinuierliche Updates wichtig, um sicherzustellen, dass alle Schnittstellen reibungslos funktionieren. Darüber hinaus bremsen veraltete Systeme zeitgemäße Neuerungen aus, wie etwa die Integration sozialer Netzwerke.

4. Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung sinkt

Wer sich Tag für Tag mit eintöniger, langsamer und umständlicher Software quält, hat wenig Spaß bei der Arbeit und kann sich nur schwer für diese Tätigkeit begeistern. Die Begeisterung und Motivation für die Aufgabe sinken – und damit auch die Stimmung unter den Kollegen. Das wirkt sich nicht nur negativ auf die Produktivität aus, sondern auch auf die Mitarbeiterbindung. Denn unzufriedene Angestellte kündigen eher. Unternehmen laufen Gefahr, dass talentierte Fachkräfte zu einem Wettbewerber wechseln, der zeitgemäßer aufgestellt ist.

5. Die Arbeitgebermarke leidet

Vor allem die auf dem Arbeitsmarkt stark umworbenen jungen Nachwuchskräfte suchen moderne, innovative Arbeitgeber. Für sie sind eine aktuelle IT-Ausstattung und schnelle Systeme am Arbeitsplatz eine Selbstverständlichkeit, veraltete Ausstattung hingegen ein No-Go. In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Unternehmen nicht nur deshalb alles in die Waagschale werfen, um gute Talente zu gewinnen. Wer da mit verstaubten CRM- und ERP-Systemen ankommt, kann gleich einpacken und schadet seiner Arbeitgebermarke.

Fazit: Es geht auch anders

Unternehmen müssen jetzt den Absprung schaffen und in neue Systeme mit sekundenschneller Reaktionszeit und nutzerfreundlicher Usability investieren. Vertrieb und Finanzen können dabei eine Vorreiterrolle einnehmen, indem sie moderne CRM- und ERP-Lösungen einsetzen. Eine innovative, flexible Datenbanklogik macht es möglich: Multi Relation Management (MRM) basiert auf einer objektorientierten Datenbank im Zusammenspiel mit einer Cloud-Plattform. Dadurch lassen sich Datensätze beliebig miteinander verbinden und die Performance enorm steigern. Mitarbeiter können die Benutzeroberfläche individuell anpassen und wichtige Funktionen mit nur einem Klick ausführen – genauso intuitiv wie bei einer Smartphone-App. Wenn Unternehmen ERP und CRM endlich am Menschen ausrichten, haben Mitarbeiter Spaß bei der Arbeit und können ihr Potenzial voll ausschöpfen.

Über Step Ahead

Die Step Ahead GmbH begleitet mit smarten und innovativen ERP + CRM Lösungen Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit 220 Mitarbeitern an 15 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie 30 Vertriebspartnern betreut der Softwarehersteller über 1.800 Kunden und 65.000 Anwender – insbesondere aus den Bereichen IT, Handel, Service und Produktion. Entstanden ist das Unternehmen 2019 aus dem Zusammenschluss der 1999 gegründeten Step Ahead AG (Germering), der godesys AG (Mainz) und der Informing AG (Steinhausen/Schweiz). Sitz der Step Ahead GmbH ist München. 

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